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  • AutorenbildRafael Krajewski

Virtuelle Assistenz vs. traditionelle Einstellung : Ein einfacher finanzieller Vergleich

Aktualisiert: 10. Juni

Die Entscheidung zwischen der Einstellung eines festangestellten Mitarbeiters und einer virtuellen Assistenz (VA) kann weitreichende finanzielle Auswirkungen auf dein Unternehmen haben.


Während festangestellte Mitarbeiter durch feste Gehälter und zahlreiche Zusatzleistungen eine erhebliche finanzielle Verpflichtung darstellen, bietet die Einstellung einer virtuellen Assistenz eine flexible und deutlich kostengünstigere Alternative. Dieser Beitrag zeigt eine einfache Analyse der wirtschaftlichen Unterschiede inkl. eines kurzen Produktivitätsvergleichs zwischen diesen beiden Optionen.


Dieser Blogartikel richtet sich vor allem an UnternehmerInnen die bereits einen soliden monatlichen Umsatz erzielen und offen dafür sind, Teile ihres Geschäftsprozesses zu delegieren oder darüber nachdenken Personal einzustellen, um effizienter zu arbeiten und sich wieder auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.


Frau wirft 100 Euro Scheine in die Luft mit der Überschrift "Kostenvergleich - VA's sind günstiger als du denkst. und was das Finanzamt dazu sagt" und einem CTA "jetzt lesen

 

Kosteneinsparungen durch virtuelle Assistenzen


Eine virtuelle Assistenz kann signifikant zur Reduktion deiner Geschäftskosten beitragen. Zu den größten finanziellen Vorteilen zählen:


  • Keine zusätzlichen Sozialleistungen: Im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern musst du für VAs keine Sozialleistungen wie Krankenversicherung oder Pensionsbeiträge zahlen.

  • Keine Büro-/ Hard- und Softwarekosten: VAs arbeiten remote und mit ihrer eigenen System- und Technikausstattung, was bedeutet, dass du nicht in zusätzliche Bürofläche oder Arbeitsmaterialien inkl. Reparaturen investieren musst.

  • Keine Aus- und Weiterbildungskosten: Du bist nicht für die Weiterbildung deiner eingesetzten VAs zuständig. Die Kosten für Aus- und Weiterbildung tragen VAs als Freelancer selbst!

  • Zahlung nur für geleistete Arbeit: Du zahlst für VAs nur dann, wenn es tatsächlich Arbeit gibt – ideal für saisonale Schwankungen oder Projekte. Weiter unten zeige ich dir auch, dass der Einsatz einer virtuellen Assistenz deutlich effektiver ist, da du keine unproduktiven Stunden bezahlen musst!


Die Vorteile einer Virtuellen Assistenz sind demnach:


  • Skalierbare Unterstützung: Du kannst die Stunden deiner VA je nach aktuellem Bedarf erhöhen oder reduzieren.

  • Kurzfristige Verträge: Viele VAs arbeiten mit kurzfristigen Verträgen, was bedeutet, dass du nicht langfristig gebunden bist. Nutze VAs dann wenn du Hilfe brauchst!


Fun-Fact:

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Zeitverschwendung von festen Mitarbeitenden im Büro: Wie viel Arbeit wird in einem 8-Stunden-Tag wirklich erledigt?


Eine der größten Herausforderungen bei festangestellten MitarbeiterInnen ist die Unproduktivität während der Arbeitszeit. Studien zeigen, dass Angestellte oft nur einen Bruchteil ihrer Arbeitszeit tatsächlich produktiv sind.


Eine der bekannteren Studien in diesem Bereich ist die von VoucherCloud durchgeführte Umfrage, die feststellte, dass im Büro angestellt Personen durchschnittlich ca. 3 Stunden pro Tag produktiv sind!


Die Studie ermittelte, dass die Mitarbeiter den Rest ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben wie dem Lesen von privaten Nachrichten oder Nachrichtenwebseiten, dem Austausch mit Kollegen über nicht arbeitsbezogene Themen, dem Suchen nach neuen Jobs, Raucherpausen oder dem Kaffeetrinken verbringen.


Auszug aus der Studie:


  1. Checking social media – 44 minutes (spent doing this during working day)

  2. Reading news websites – 1 hour 5 minutes

  3. Discussing out of work activities with colleagues – 40 minutes

  4. Making hot drinks – 17 minutes

  5. Smoking breaks – 23 minutes

  6. Text/instant messaging – 14 minutes

  7. Eating snacks – 8 minutes

  8. Making food in office– 7 minutes

  9. Making calls to partner/ friends – 18 minutes

  10. Searching for new jobs- 26 minutes


Eine andere Studie von der University of California ergab, dass es durchschnittlich 23 Minuten dauert, um nach einer (solchen) Unterbrechung wieder vollständig in eine Aufgabe einzutauchen. Unterbrechungen können sich im Laufe eines Arbeitstages demnach deutlich auf die Gesamtproduktivität auswirken. #WennderKollegemalvorbeikommtumHallozusagen


Obwohl es schwierig ist, einen genauen Wert festzulegen, da dieser von der Branche, der Unternehmenskultur, der Art der Arbeit und individuellen Arbeitsgewohnheiten abhängt, deuten viele Studien darauf hin, dass bis zu 60-70% der Arbeitszeit nicht direkt produktiv genutzt wird.


Virtuelle Assistenten hingegen werden nur für die Zeit bezahlt, in der sie tatsächlich arbeiten. Dies erhöht die Effizienz erheblich und sorgt dafür, dass du vielmehr Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden und deren Kosten hast!


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Jahreskosten – Ein vereinfachter direkter Vergleich

Beschreibung

Assistenz in Festanstellung Kosten / Betrag in Euro

Jahreseinkommen (inkl. Weihnachtsgeld)

45.500

Jährliche Sozialabgaben (vereinfacht mit ca. 20%)

9.100

Jährliche Büro- und Ausrüstungskosten

3.600

Jährliche weitere Leistungen*

2.400

jährliche Gesamtkosten

60.600

Anpassung für 50% Unproduktivität **

30.300

jährliche Kosten mit Effektivitätsverlust

90.900

Beschreibung

virtuelle Assistenz Investition / Betrag in Euro

Beispielstundensatz 65 Euro/h ((20 Stunden/Woche, 52 Wochen/Jahr) **

67.600

Keine jährlichen Sozialabgaben

0

Keine Jährliche Büro- und Ausrüstungskosten

0

Keine weiteren Leistungen

0

Gesamtkosten pro Jahr (netto)

67.600

* In den jährlichen weiteren Leistungen sind typischerweise Ausgaben für Boni, Mitarbeiterveranstaltungen und Weiterbildungsmaßnahmen enthalten.

** Bei der regulären 8-Stunden-Arbeit bei Vollangestellten sind laut der Studien 60%-70% unproduktiv. Das bedeutet, dass von diesen 8 Stunden lediglich ca. 3 Stunden effektiv gearbeitet wird. Um einen faireren Vergleich zu schaffen, nehme ich nur 50% an und dass eine virtuelle Assistenz demnach täglich auch 4 Stunden arbeitet. Diese VA Zeit wird jedoch zu 100% produktiv genutzt, da virtuelle Assistenten nur für die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden.


Obwohl VAs pro Stunde teurer erscheinen könnten, verursachen sie keine weiteren Kosten. Diese Kalkulationen zeigen demnach, dass virtuelle Assistenten (VAs) deutlich attraktiver sein können.


Der Vorteil einer virtuellen Assistenz liegt hier vor allem auch in der Flexibilität: Die Stunden können je nach Bedarf angepasst werden, was besonders für Unternehmen mit schwankendem Arbeitsaufkommen vorteilhafter ist. Dies ermöglicht es, effizienter auf Geschäftsanforderungen zu reagieren und die Ausgaben für ungenutzte Arbeitsstunden zu vermeiden.


 

Das Finanzamt freut sich weniger!


Vergleicht man dann auch noch die steuerlichen Aspekte ist der Einsatz von VAs noch attraktiver!


Denn die Inanspruchnahme von VAs bringt neben der direkten Produktivitätssteigerung und Kosteneinsparung auch signifikante steuerliche Vorteile mit sich. Da die Investition für virtuelle Assistenzen als Betriebsausgaben abgerechnet werden, können diese die zu versteuernden Gewinne eines Unternehmens mindern. Dies führt dazu, dass am Ende des Geschäftsjahres die Steuerlast gegenüber dem Finanzamt geringer ausfallen kann.


Diese Möglichkeit zur Steuerminderung ist ein weiterer finanzieller Vorteil, der einen virtuellen Assistenz noch attraktiver im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern macht, bei denen zwar auch Lohnkosten steuerlich absetzbar, aber zusätzliche Arbeitgeberleistungen wie Sozialabgaben und weitere Nebenkosten weniger steuerlich entlastend sind.


Virtuelle Assistenz: Die smarte Wahl für moderne Unternehmen


Virtuelle Assistenzen bieten nicht nur operative Entlastung, sondern sind definitiv auch eine kluge finanzielle Entscheidung. Die Kosteneffizienz, kombiniert mit der Flexibilität, macht uns VAs zu einer attraktiven Option für moderne Unternehmer. #worksmarternotharder


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virtuelle Assistenz Rafael Krajewski

Ich kümmere mich um alles, was du nicht machen willst, nicht machen kannst oder nicht machen solltest!


Dein VA, der Unterschied zwischen "busy sein" und "business machen"!





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1 Comment

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Guest
Jun 14
Rated 5 out of 5 stars.

Ein sehr anschaulicher Vergleich, dem ich nur zustimmen kann.

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